De Staatsexamens Nt2 van aanmelding tot uitslag

21 juni 2021

 

Een kijkje achter de schermen bij DUO

Mirjam de Vries

Kandidaten van de Staatsexamens Nederlands als tweede taal zien wat er gebeurt op de examenlocatie, maar wat gebeurt er tussen het moment van aanmelding en de uitslag? De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) is aangesteld als uitvoeringsorganisatie. Dat betekent dat alle operationele en administratieve taken worden uitgevoerd door DUO Afdeling Nt2, in opdracht van het College voor Toetsen en Examens (CvTE). Rob van der Zee, procesregisseur, en Mirjam de Vries, medewerker DUO, leggen uit wat er achter de schermen gebeurt.

Zorg dat je gegevens op orde zijn

In 2021 opent DUO zestien maal de online aanmeldingen voor de Staatsexamens Nt2. Vanaf dat moment is er werk aan de winkel. Iedere aanmelding gaat door de handen van Mirjam en haar collega’s: “We controleren alle persoonsgegevens. Komen de gegevens overeen met hoe ze in ons systeem staan of in de gemeentelijke basisadministratie? En heeft de kandidaat zijn eigen contactgegevens achtergelaten zodat we hem rechtstreeks kunnen bereiken?” vertelt Mirjam. Rob vult aan: “We controleren elke aanmelding zorgvuldig en nemen direct contact op met kandidaten als iets niet klopt.” Wanneer een kandidaat bijvoorbeeld bij zijn eerste aanmelding ‘El Moussaoui’ heeft opgegeven als achternaam en bij de tweede aanmelding ‘El’ invult als voorvoegsel en ‘Moussaoui’ als achternaam, krijgt de kandidaat een foutmelding. Mirjam vertelt: “De kandidaat moet in zo’n geval contact opnemen met ons. Anders ontstaan er twee verschillende dossiers en krijgt de kandidaat niet automatisch een diploma. Wanneer een kandidaat zich direct aanmeldt met zijn BSN, voorkom je dit probleem.”

Praktische zaken

Een aanmelding is compleet als de kandidaat betaald heeft. Het is belangrijk dat de betaling uiterlijk drie weken voor het examen bij DUO binnen is, zodat de oproepbrief op tijd kan worden verstuurd. Daarom stuurt DUO vier weken voor het examen een betalingsherinnering aan wie nog niet betaald heeft. Kandidaten kunnen het examen dan nog betalen met iDEAL. Voor inburgeringsplichtige kandidaten die willen betalen met een lening geldt dat zij zich minstens zes weken voor de afname moeten aanmelden. Zo is er voldoende tijd om de betaalverzoeken te laten betalen door de Afdeling Inburgering.

Drie weken voordat het examen plaatsvindt, sluit de aanmelding. “Kandidaten krijgen vervolgens een oproepbrief met informatie over de tijd en de locatie. We versturen presentielijsten naar de examenlocaties en zetten de examens klaar in de examenomgeving Facet. Dan staat alles klaar voor een soepele examenafname,” beschrijft Rob.

De uitslag: sluitstuk van een examenronde

Na de examenafname schrijven de examenleiders per afnamelocatie een meldingsverslag. Hierin staat hoeveel kandidaten aanwezig waren en worden eventuele bijzonderheden vermeld, zoals geluidsoverlast op locatie of een niet-werkende computer. De Commissie Staatsexamens Nt2 van het CvTE raadpleegt de verslagen bij de vaststelling van de examens en de scores. Ook worden deze meldingsverslagen geraadpleegd als kandidaten een klacht indienen. “Klachten kunnen gaan over geluidsoverlast. Of over een gemist examen doordat de kandidaat te laat binnenkwam. Via ons gaat de klacht naar het CvTE en wordt er een passende oplossing gezocht,” legt Mirjam uit.

 
Rob van der Zee

Ondertussen gaan Bureau ICE en Cito B.V. aan de slag met de beoordelingen en de scores. De scores worden vastgesteld door de Commissie Staatsexamens Nt2 en worden daarna door DUO gepubliceerd. Kandidaten hebben vanaf dat moment met hun examennummer digitaal toegang tot de score en krijgen een uitslagbrief per post. Mirjam legt uit: “Hierin wordt nogmaals de score gegeven. Als de kandidaat geslaagd is, kan hij een digitaal uittreksel van het certificaat downloaden in het diplomaregister. En sinds 2021 krijgt de kandidaat bij vier behaalde certificaten het diploma automatisch thuis gestuurd.” “Dan zit ons werk erop voor deze examenronde en begint de cyclus weer opnieuw,” besluit Rob.

Drie tips van DUO voor kandidaten

Tip 1 Print het aanmeldoverzicht

Tijdens de aanmelding zie je een overzicht van je aanmeldingen in de browser. Hierin staan de examenonderdelen waarvoor je je hebt aangemeld en de tijd van het examen. Print dit overzicht of noteer de dag en tijd, zodat je deze gegevens niet kwijt raakt. Maak daarna altijd je aanmelding definitief door op ‘Verzenden’ te klikken.

Tip 2 Bewaar informatie uit eerdere aanmeldingen

Meld je je op verschillende momenten aan voor verschillende examenonderdelen? Meld je dan direct aan met je BSN en bewaar je persoonsgegevens uit je eerste aanmelding. Print bijvoorbeeld je aanmeldoverzicht. Zo kun je bij volgende aanmeldingen de juiste gegevens invullen en krijg je geen foutmelding.

Tip 3 Mail naar nt2@duo.nl als je je wilt afmelden

Wil je je afmelden voor een examen? Neem bij voorkeur per mail contact op met DUO. Je kunt je e-mail sturen naar nt2@duo.nl. Zo heeft DUO informatie over de afmelding zwart-op-wit staan en ontstaan er geen misverstanden.